Del BI a la IA: 13 herramientas de inteligencia empresarial

«La era de la información», la llaman. Y con razón: ¿cuántas personas conoces que no utilicen ni WhatsApp, ni Instagram, ni reciban emails, ni compren online ni llamen o reciban llamadas de teléfono? Probablemente o muy pocas o ninguna.

La generación de datos que producen esas acciones, en nuestros días, es constante. Estamos enviando emails, interactuando en redes y hablando en chats a todas horas.

La mala noticia es que el volumen de producción de información ha llegado a ser algo inasumible para el ser humano; la buena, que con el uso combinado de la business intelligence y la inteligencia artificial, ese volumen es un auténtico regalo para los negocios.

De eso vamos a hablarte hoy: de qué es la business intelligence o BI y de cómo se relaciona con la IA para conocer más y mejor a los consumidores, con todo lo —bueno— que ello conlleva.

Y para terminar, ahondaremos en una lista de 13 herramientas de BI que, si las utilizas bien y las combinas con la IA, te asegurarás de sacarle el máximo partido a la inteligencia empresarial. 

Qué es la business intelligence o BI 

El concepto de business intelligence, inteligencia de negocios o inteligencia empresarial, implica el uso de tecnología para recopilar y analizar datos. 

Su objetivo es simple: poner información relevante y depurada en manos de los stakeholders —sean de marketing, ventas, producto, finanzas o tecnología— para fomentar el crecimiento de las principales métricas o KPIs.

Es decir, es una herramienta de ayuda a la toma de decisiones en el entorno empresarial. 

Y es que los software de BI son capaces de transformar grandísimos volúmenes de información con mucho ruido —entendido como esa parte de la información que no sirve de nada— en datos útiles, presentados de forma coherente.

Una empresa, por ejemplo, puede interactuar con sus clientes en estos canales:

  • Web
  • Producto digital
  • Correo electrónico
  • Chatbot 
  • Redes sociales
  • Teléfono
  • WhatsApp

Y de cada una de esas interacciones salen datos que las herramientas BI reúnen y presentan de forma filtrada, ordenada y útil.

Cuidado, eso sí, porque la business intelligence no te dice cómo utilizar esos datos. Podríamos decir que este es el siguiente paso en lo que a análisis de datos se refiere y ahí es cuando entra en juego la IA.

Cómo se relaciona la BI con la IA: conociendo al cliente a otro nivel

La palabra «inteligencia» en la IA hace referencia a la inteligencia tecnológica, mientras que en la BI se refiere a la capacidad de tomar decisiones de negocio inteligentes, producidas por la visualización y el análisis de datos.

Empecemos por ahí, entonces: las herramientas BI permiten la recopilación masiva de datos, así como visualizarlos de forma filtrada y ordenada.

¿Y qué se puede hacer con estos datos presentados de forma tan útil? Analizarlos a fondo de forma automatizada con la ayuda de la IA y extraer valiosísimos insights de los usuarios que los han generado.

Esta información tan completa sobre los usuarios que interactúan con la empresa le permite, después:

  • Hacer un marketing más efectivo
  • Comprender mejor las necesidades del cliente en todas sus fases
  • Conocer mejor a tu ICP y buyer personas
  • Segmentar mejor y crear experiencias personalizadas
  • Desarrollar estrategias de negocio efectivas
  • Aprender de forma automática

El último punto es automático, lo que se conoce como machine learning: con cada vez más y más datos, los insights serán cada vez más precisos y los procesos de la lista se podrán ejecutar cada vez con más acierto y determinación. 

Un ejemplo de herramientas BI + IA en acción

Las herramientas BI se nutren de bases de datos, y un canal en el que se acumula una cantidad ingente de inputs y sobre el que no pensamos tan a menudo como fuente de información es el canal voz. 

Así que vamos a ver un ejemplo de cómo funcionaría una herramienta de business intelligence en comparación con una herramienta de inteligencia artificial. 

Imagina que gestionas una plataforma de asesoría fiscal online y que cada día tu call center recibe un total de 107 llamadas. Las respuestas a las preguntas automáticas y conversaciones con los agentes se transcriben y almacenan en una hoja de cálculo de Excel, en distintos campos.

En ellos hay información de todo tipo: preguntas sobre el uso de la herramienta de contabilidad que ofrecéis a vuestros clientes, dudas sobre la facturación, problemas técnicos… De todo, y todo mezclado y caótico.

A esa hoja de cálculo, que en cuestión de un mes tiene más de 3.000 registros, se le ha aplicado una herramienta BI capaz de limpiar la información no relevante y ofrecer visualizaciones de datos en diagramas que indican, por ejemplo, esto:

  • El 80 % de las llamadas son debido a problemas con el uso de la plataforma
  • El 7 %, sobre la facturación mes a mes
  • El 95 % de los usuarios que utiliza el soporte telefónico lo hace durante la primera semana que adquiere el producto. 

Un analista ve esta información representada en gráficos y comprende, alarmantemente, que hay que tomar decisiones. Hablamos de decisiones clave para la activación y la retención de clientes y, por lo tanto, de decisiones con un elevadísimo impacto potencial de negocio. 

Pero ahora imagina que pudieras analizar todas las llamadas que tienes con tus clientes con un SaaS de suscripción mensual. Y que, de forma automática, pudieras entender todo lo que ocurre en esas llamadas, sin necesidad de realizar complejos análisis manuales.

Esto es posible porque la herramienta de la que estamos hablando emplea un sistema de inteligencia artificial que detecta categorías contextuales en las transcripciones de las llamadas. 

Vamos a seguir imaginado en esta línea, así que según nuestro ejemplo, pongamos que la herramienta IA en este caso identifica estas categorías:

  • La relacionada con un setup necesario que hay que hacer antes de utilizar la plataforma —identificando palabras como «setup» o «configuración»—.
  • La relacionada con que se ejecuta el setup pero no parece guardarse —esta vez, buscando palabras como «guardar» o «salvar»—.
  • La relacionada con que no se entiende la interfaz —«entiendo», «comprendo», «interfaz»—. 
  • La relacionada con las peticiones de baja del servicio —«baja», «devolución», «cancelar»—.

Con esta información, insights en mano, puedes acudir al CEO y en poco tiempo terminar decidiendo estas líneas de acción: 

  1. Se enviará un email detallado a los 2 minutos del alta explicando con detalle cómo hacer esa configuración inicial —antes el email llegaba a los 45 minutos y era poco conciso—.
  2. Se aumentará el tamaño y cambiará el color del botón que guarda esa configuración inicial para mejorar su usabilidad. 
  3. Se compensará a los usuarios que hayan tenido problemas con este punto con un mes gratuito de suscripción.

Al cabo de un año, las consultas durante la primera semana pasan de un 95 % a un 5 %, reduciendo las pérdidas potenciales en la misma proporción.

Los clientes no solo están más contentos, sino que se ha reducido el churn y se han reducido drásticamente los recursos necesarios para mantener un nivel de servicio óptimo en el centro de llamadas. 

Y solo ha hecho falta recopilar información de las comunicaciones con los clientes, verla representada de forma útil por la BI y tomar decisiones basadas en conclusiones del análisis ofrecido por la IA.

Ahora que sabes qué es la business intelligence y cómo se relaciona con la IA, pasemos a ver cuáles son las principales herramientas BI del mercado. 

13 herramientas BI que te conviene conocer

La información que nos proporciona el consumidor es esencial conocerla: por qué compra, por qué pregunta, por qué pide la devolución, cuándo lo hace, etc. 

Y para ello nada como las herramientas de inteligencia empresarial, encargadas de recopilar datos, crear hojas de cálculo, cuadros de mando, tablas, gráficos, etc.

Antes de listarlas y comentarlas brevemente, pues se parecen mucho unas a otras, vamos a contarte lo que todas —o casi todas— las herramientas BI tienen en común:

  • Son herramientas capaces de recopilar datos de distintos formatos al conectarse a todo tipo de fuentes.
  • Eliminan el ruido de los datos que importan.
  • Ofrecen potentes sistemas de visualización en gráficos, diagramas y tablas.
  • Permiten la realización de consultas específicas sobre los datos, a las que además dan respuesta.
  • Generan atractivos informes a partir de los datos.
  • Son escalables: es decir, sus planes de pago y capacidades crecen a medida que lo hace la empresa.
  • Y son colaborativas: se pueden utilizar al mismo tiempo por todos los miembros de un equipo, de modo que este esté siempre alineado con el mismo objetivo.

Dicho esto, ahora sí, vamos con la lista:

Herramienta BI #1: Zoho CRM 

Empezamos el listado de herramientas de BI con una capaz de generar informes con un asistente inteligente al que podrás hacer preguntas con lenguaje conversacional.

Herramienta BI #2: Tableau 

En Tableau se definen a sí mismos como un medio para «encontrar respuestas fáciles a preguntas difíciles», una buena forma de presentar una potente herramienta que, unida a la IA y a su CRM, es capaz de pronosticar resultados de manera nativa.

Herramienta BI #3: Power BI de Microsoft 

Esta herramienta de business intelligence se integra muy fácilmente con los productos de Microsoft que conocemos todos —Excel, Office, Teams, etc.— y ofrece un potente sistema de visualización de datos con un interfaz que sonará a cualquiera que haya utilizado alguno de los programas clásicos de la marca.

Power BI destaca por la facilidad para crear informes personalizados con tu propia marca y KPIs, ideales para compartir y promover conocimientos y análisis con todo tu equipo.

Herramienta BI #4: SAP BI 

¿Cómo no iba a tener una herramienta de business intelligence uno de los principales productores del planeta de software para gestión de procesos?

La clave: las respuestas a las consultas en tiempo real, para cuando alguien hace una consulta que requiere una respuesta rápida para tomar la decisión al instante. 

Puede venir bien, por ejemplo, cuando a través del chat un vendedor quiere ofrecer un producto a un posible cliente de ciertas características demográficas y está dudando entre tres. 

Herramienta BI #5: GoodData 

Herramienta de BI de interfaz muy friendly capaz de insertar resultados a consultas e informes de forma automática en tu web o App.

Herramienta BI #6: Oracle BI

La plataforma de este gigante tecnológico tiene versión móvil. Desde la misma se pueden realizar consultas por voz, a las que la herramienta dará respuesta de forma visual.

Herramienta BI #7: Clear Analytics

Esta herramienta de BI se basa exclusivamente en datos volcados en hojas de cálculo de Excel. No es casualidad, así pues, que se pueda conectar con Power BI.

Es muy fácil de integrar y ofrece hojas de cálculo mejoradas, con distintas funciones adicionales para visualizar datos. 

Herramienta BI #8: QlicView y QlikSense

La primera es una versión más sencilla de la segunda, una herramienta que opera en la nube capaz de analizar datos con un motor basado en la IA. Tiene versión móvil, así como la posibilidad de crear alertas para determinados momentos que faciliten la toma de decisiones que no deberían esperar. 

Por ejemplo: si de pronto se supera un determinado nivel de facturación marcado como objetivo, la alerta avisa y la estrategia de la empresa podría pasar a ser la de conseguir más leads, para lo cual se activa la opción de que se muestre un formulario automático nada más entrar en la web.

Herramienta BI #9: IBM Analytics

Herramienta más que interesante si tu empresa no ha probado nunca esto de la BI. Cuenta con distintas opciones de complemento con inteligencia artificial propias de la marca, como el que aprende el lenguaje propio de tu sector. Gracias a él, las respuestas a las consultas serán cada vez más precisas.  

Herramienta BI #10: Dash This

Excelente herramienta para generar informes de marketing basados en datos importados de forma automática de aplicaciones como Google Analytics o Google Ads, Instagram, Facebook Ads, Twitter, LinkedIn, YouTube, Shopify o Mailchimp, entre otras.

Herramienta BI #11: Google Data Studio

Es la herramienta BI de Google. Si utilizas otros servicios de la marca como Google Analytics, Google Ads, YouTube Analytics o Search Console, importar sus datos será cuestión de coser y cantar.

Una vez los tengas en Data Studio podrás visualizar las métricas más relevantes para tu negocio, así como crear informes con los KPIs de forma sencilla para analizar el funcionamiento de tu estrategia de marketing.

Herramienta BI #12: MicroStrategy

Herramienta de BI que se adapta a todo tipo de negocios, pues ofrece soluciones específicas para el sector retail, financiero o salud, entre otros.

Cuenta con soluciones de análisis de datos en la nube y de inteligencia móvil, para que se utilicen en cualquier lugar desde todo tipo de dispositivos.

Herramienta BI #13: Pentaho

Este software de BI es de código abierto, por lo que su uso sale mucho más económico que cualquiera que sea de pago.

Es capaz de manejar volúmenes del tamaño del big data y cuenta con recursos para generar elaborados cuadros de mando, informes y paneles, así como para analizar y codificar información de forma precisa.

Y entonces llegó la IA conversacional

Decíamos que las herramientas BI, de forma general, ofrecen la posibilidad de recopilar datos masivos, gestionarlos —a través de consultas, conversacionales en algunos casos— y generar informes elaborados con poco esfuerzo.

Comentábamos también que la business intelligence cobra el mayor sentido del mundo cuando todos estos datos se usan para que el negocio evolucione a partir del conocimiento, y que justo ahí era cuando entraba en juego la IA.

La IA conversacional de Upbe, a través del aprendizaje automático o machine learning, es capaz de transformar la información masiva de miles de llamadas en respuestas relevantes.

En respuestas relevantes para las que, además, no hace falta que intervenga nadie, pues todo el proceso es automático.

Imagina la cantidad de llamadas que recibe cada día el call center de tu empresa. Toda esa información se transcribe, se almacena y se categoriza para que tu negocio tenga datos sólidos y con fundamento a la hora de tomar la siguiente decisión.

Upbe lo hace analizando las llamadas, estados de ánimo, las reacciones generadas por las actuaciones del agente, los términos más empleados durante la charla… 

En definitiva, Upbe analiza absolutamente todo para, al final, hacerte un regalo que es oro puro: el conocimiento del cliente

Entre otras cosas, podrás saber: 

  • Por qué llama
  • Por qué actúa como actúa
  • Qué productos le interesan más y cuáles menos
  • Si el producto o servicio satisface sus expectativas
  • Qué dudas tiene antes de comprar
  • Por qué se ejecuta una compra… y por qué no
  • Cómo podría haberse mejorado su experiencia de cliente

Información, sin duda, tremendamente relevante para llevar tu negocio al siguiente nivel.

La era de la información ya está aquí, sí; y no sacarle partido combinando las herramientas BI con la inteligencia artificial supone una auténtica pérdida de oportunidades a cada minuto.

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